Nell’attuale scenario digitale, le imprese (e le PMI in particolare) devono affrontare sfide sempre più impegnative legate alla gestione dei dati personali e all’impatto dell’intelligenza artificiale. Il GDPR impone regole chiare per tutti e in questo contesto il Data Protection Officer si rivela una figura chiave, non solo per garantire la compliance normativa.
di Silvia Castello, Compliance Manager & DPO di AGM Solutions
Siamo solo all’inizio della rivoluzione guidata dall’intelligenza artificiale, ma la questione della privacy si fa sempre più centrale e controversa. Se da un lato si moltiplicano gli scenari d’uso dell’AI nei contesti aziendali, dall’altro crescono anche le preoccupazioni sui rischi connessi al trattamento dei dati personali.
Un recente sondaggio condotto da Federprivacy ha intercettato il polso della community degli addetti ai lavori, rivelando uno scenario che merita assoluta attenzione: il 63% dei professionisti che operano nell’ambito della protezione dei dati ritiene prioritario promuovere un uso etico della tecnologia, ma quasi il 74% sottolinea la necessità di un maggiore rispetto delle regole esistenti e di un rafforzamento dell’attività ispettiva. La convinzione diffusa è che l’etica da sola non basti: servono presidio, accountability e strumenti concreti per garantire legalità e tutela.
Le criticità quindi non mancano, soprattutto per le micro e piccole imprese, spesso sprovviste di budget o risorse interne da dedicare alla compliance GDPR, il regolamento dell’Unione Europea che disciplina per l’appunto il trattamento dei dati personali. Ma in questo scenario di crescente complessità, tra nuove normative (come l’AI Act e DORA) e aspettative etiche sempre più alte, acquisisce la necessaria rilevanza una figura fondamentale: quella del DPO, Data Protection Officer.
IL RUOLO INDISPENSABILE DEL DATA PROTECTION OFFICER OGGI
Con l’entrata in vigore del GDPR, il ruolo del Data Protection Officer si è progressivamente affermato come una funzione chiave per garantire la conformità normativa e proteggere i diritti dei soggetti interessati. Oggi, il DPO non è solo un requisito legale per molte organizzazioni, ma anche un pilastro strategico per la gestione etica e sicura dei dati.
Le sue principali responsabilità sono definite in modo chiaro proprio nel GDPR e le possiamo sintetizzare in quattro cluster:
- Monitoraggio della conformità: il DPO ha l’obbligo di verificare che l’organizzazione rispetti le normative sulla protezione dei dati, inclusi audit interni e valutazioni di impatto sulla protezione dei dati.
- Consulenza e formazione: fra le sue mansioni vi sono quelle di fornire indicazioni su obblighi normativi e di sensibilizzare i dipendenti sull’importanza della protezione dei dati attraverso attività di formazione.
- Gestione delle relazioni con le Autorità di Controllo: compito del DPO è agire come punto di contatto ed elemento di raccordo tra l’imprenditore (o il direttore generale) e l’Autorità Garante in materia di privacy, facilitando la comunicazione e la risoluzione tempestiva di eventuali criticità.
- Prevenzione e gestione delle crisi: in caso di violazione dei dati, il Data Protection Officer deve coordinare la risposta dell’organizzazione, minimizzando i danni e garantendo la conformità alle normative.
A queste attività, inoltre, si aggiungono la supervisione dei contratti e delle procedure interne e il supporto nella tenuta del registro delle attività di trattamento.
Il DPO, infine, è chiamato a rispettare una linea di condotta che fa leva sul mantenimento della propria autonomia operativa e sull’accesso diretto al vertice aziendale, al fine di garantire un controllo imparziale e trasparente, sia che operi da figura interna all’organizzazione (e rispettandone la struttura gerarchica) sia che svolga la propria funzione da consulente esterno mantenendo comunque il requisito dell’indipendenza operativa e l’assenza di conflitti di interesse.
UN RUOLO STRATEGICO NELLA GOVERNANCE DEI DATI
L’essere garante della conformità è solo una delle peculiarità del DPO, proprio per la strategicità del ruolo svolto da questa figura nella governance dei dati. Anche in questo caso proviamo a riassumere il suo ambito di intervento in alcune distinte (e fra loro complementari) componenti:
- Privacy by Design: il Data Protection Officer deve saper integrare i principi di protezione dei dati fin dalla progettazione di prodotti e servizi, contribuendo a creare soluzioni innovative che soddisfano i requisiti normativi.
- Etica e trasparenza: promuovere all’interno dell’organizzazione pratiche etiche nell’uso dei dati, andando oltre la semplice conformità normativa, riflette un approccio che rafforza la fiducia dei clienti e migliora la reputazione aziendale.
- Collaborazione interdisciplinare: per garantire che tutti gli addetti comprendano e rispettino le politiche di protezione dei dati, il DPO deve lavorare a stretto contatto con i dipartimenti IT, legali e marketing dell’azienda.
Essere un “garante dei dati” all’interno delle organizzazioni, supportando la corretta gestione dei dati personali e contribuendo alla riduzione dei rischi legati al non rispetto della normativa: questa, in estrema sintesi, l’evoluzione a cui deve orientarsi la figura del DPO.
TRA COMPLIANCE E BUSINESS: LE COMPETENZE DEL DPO “MODERNO”
Ricoprire oggi questo ruolo richiede un mix di competenze legali, tecniche e manageriali. La sola conoscenza approfondita della normativa privacy e delle prassi amministrative non può bastare: il DPO deve possedere capacità di analisi dei rischi e di comprensione delle tecnologie emergenti, nonché spiccate abilità nella gestione di processi complessi. L’esercizio di questa funzione “impone” inoltre una formazione continua, anche alla luce delle nuove sfide poste dalla velocità dell’innovazione tecnologica e dalla crescente complessità delle normative internazionali.
Da semplice garante della conformità, il DPO non solo si è trasformato in “garante dei dati” ma è al contempo diventato un partner strategico del business: in una data driven economy, infatti, la gestione efficace dei dati personali è diventata un asset competitivo ed è in quest’ottica che il responsabile della protezione dei dati contribuisce a valorizzare il patrimonio informativo aziendale, supportando i processi di innovazione responsabile e aiutando a prevenire i rischi di ordine reputazionale e legale.
LA SFIDA DI ADATTARSI IN MODALITÀ CONTINUA
La capacità di adattamento, e non solo a nuovi contesti giuridici che derivano dall’entrata in vigore di normative internazionali (come le già citate DORA e AI ACT) è una virtù che caratterizza anche il ruolo del DPO, toccando ambiti che spaziano dalla cybersecurity all’automazione basata su intelligenza artificiale.
Proviamo a fare qualche esempio concreto. Con l’aumento delle minacce informatiche, è necessario che questa figura collabori in modo sinergico con gli esperti di sicurezza dell’azienda per prevenire violazioni e proteggere i dati sensibili. L’utilizzo crescente di tecnologie avanzate come l’AI impone un’attenta valutazione dei rischi etici e normativi associati al trattamento automatizzato dei dati. Un’ulteriore sfida, infine, è legata alla necessità di garantire la propria indipendenza e neutralità, anche in presenza di pressioni organizzative o conflitti di interesse, fermo restando l’imperativo di mantenere aggiornate le proprie competenze attraverso percorsi di formazione e certificazione specifici.
Volendo concludere il “viaggio evolutivo” di questa figura possiamo affermare con convinzione che, oggi, il Data Protection Officer è molto più di un semplice obbligo legale. È una figura indispensabile per gestire i rischi legati ai dati personali e promuovere una cultura aziendale basata sulla trasparenza e sull’etica. E in un’epoca in cui la fiducia nei confronti delle aziende dipende sempre più dalla loro capacità di proteggere i dati personali, rappresenta un asset strategico per il successo sostenibile delle organizzazioni.
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